Reuniões são oportunidades de encontrar soluções para problemas da empresa, organizar ações, estabelecer projetos, tomar decisões de forma conjunta, engajar e motivar uma equipe. Só que às vezes elas podem ter o efeito completamente oposto, caso o líder não saiba como fazer reuniões produtivas.
Algumas consequências de uma reunião mal planejada:
- Perda de foco da equipe;
- Não chegar a nenhuma conclusão ou solução;
- Tomar tempo excessivo dos colaboradores;
- Gasto de energia debatendo algo que poderia ser resolvido pelo e-mail;
- Piorar o clima organizacional e gerar frustrações.
Algumas dicas, baseadas em opiniões de empresários de sucesso, podem ser usadas para orientar os encontros de equipes, atingindo o resultado esperado.
Planejamento prévio e definição de pauta
Como fazer reuniões produtivas se não tiver em mente os motivos que estão demandando o encontro? É preciso pensar qual o problema que se quer solucionar e, a partir disso, criar tópicos bem definidos sobre o que será abordado.
É recomendável comunicar o objetivo da reunião para os colaboradores antes que ela aconteça, o que pode ser feito pelo e-mail. Também é positivo informar quanto tempo esse encontro vai levar, para que possam se organizar em relação a isso.
Quantidade não significa qualidade, alguns temas podem ser resolvidos em 15 minutos e não há problema quanto a isso. O tempo dos colaboradores é significativo para que possam cumprir suas tarefas de forma menos estressante. Então, só lhes tome o tempo que for preciso.
Comece a reunião compartilhando uma vitória
Pode parecer indiferente, mas esse ato é capaz de influenciar e estimular o clima de uma reunião. Quando se compartilha uma conquista da empresa e valoriza os responsáveis por ela, se desenvolve um sentimento de gratidão e isso pode motivar os colaboradores.
Como fazer reuniões produtivas? É fácil, tenha foco
Durante uma reunião, é fácil perder o rumo da conversa, ainda mais se o tema não for bem comunicado previamente. Como fazer reuniões produtivas, se o assunto é enxuto? A ideia é realizar esse encontro de pé, isso pode auxiliar a equipe a manter a atenção.
A realização de uma introdução bem delineada ajuda a delimitar o assunto. É preciso retomar quais as informações necessárias e qual o desafio que será debatido durante o encontro.
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Resultados e ações
Uma reunião bem-sucedida deve gerar ações que visem alcançar as metas e objetivos da empresa. O que faz a empresa crescer é a realização da gestão de processos, a identificação dos problemas e as atividades que são realizadas para solucionar eles.
Portanto, é preciso delimitar o que será feito, quem vai fazer a ação e quando será realizada. A demarcação de um prazo é necessária para que as atividades realmente sejam desenvolvidas.
Documentação
Após o encontro de uma equipe é indispensável que se documente o que foi debatido e o que foi proposto. O processo de como fazer reuniões produtivas também inclui se elas serão repetidas. Esses documentos evitam futuras dúvidas em relação às ações que foram tomadas. A ata também deve ser enviada para todos os envolvidos, assim as informações são disseminadas entre a equipe, evitando incertezas e retrabalhos.
Vale ressaltar que para uma reunião mais produtiva, o ideal é que ela seja feita em um ambiente privativo, sem distrações, com os colaboradores focados.
