Você foi convocado para outra daquelas reuniões chatas, sem sentido e que tomam seu tempo precioso de trabalho? Lá seu vai o dia produtivo.
Um estudo do jornal inglês The Guardian mostrou que as reuniões tornam as pessoas extremamente infelizes no trabalho e que, quanto mais reuniões uma pessoa participa e quanto mais tempo se gasta nessas reuniões, maiores são os efeitos negativos. Isso se torna preocupante ao sabermos que o tempo das reuniões está aumentando em muitos países e que muitas pessoas, especialmente os gerentes, chegam a passar o dia inteiro em reuniões.
Leitura recomendada: Como usar a linguagem corporal em reuniões
Eliminar todas as reuniões da empresa não é uma opção, especialmente nos dias atuais em que o trabalho depende de equipes. O que precisamos é de reuniões em menor quantidade e com maior eficiência.
Como seria uma boa reunião? Veja abaixo uns exemplos:
- Eficiente: Os trabalhos são concluídos.
- Positiva e divertida: Assim as pessoas aproveitam melhor e gostarão de participar da próxima reunião.
- Participativa: Todo mundo participa igualmente, em vez de apenas balançarem a cabeça fingindo que concordam com tudo o que é dito pelos outros.
- Aberta: As pessoas devem dizer o que realmente acham.
- Criativa: Assim as ideias podem ir para longe dos conceitos padrão e explorar novos territórios.
Se você realmente quer reuniões divertidas, criativas e participativas, é melhor seguir esses cinco conselhos abaixo e começar a mudar a política de reuniões da sua empresa.
5 dicas para enfrentar reuniões chatas
1 – Inicie a reunião com um assunto positivo
Experiências psicológicas mostraram que a maneira com que você inicia uma reunião definirá todo o decorrer dela. Se você começar com reclamações, problemas e culpas, isso se estenderá até o fim.
Mas se começar com algo positivo, o resto da reunião tende a ser mais divertido – ainda que seja preciso passar por tópicos problemáticos. A melhor forma de fazer isso é pedir a cada participante que compartilhe algum fato positivo (em menos de 30 segundos).
2 – Interrompa a reunião regularmente
Você quer tirar o máximo proveito das reuniões, por isso tende a evitar pausas e se manter preso aos tópicos. Mas as coisas não funcionam assim.
É preciso interromper o fluxo da reunião regularmente. Isso mantém a mente das pessoas mais relaxada e, por isso, com melhor concentração nos assuntos da reunião.
Para isso, faça uma pausa para o café de cinco minutos a cada hora (isso não é uma opção, é uma regra). É impossível ter uma reunião produtiva se os participantes não poderem aliviar o stress ou mesmo irem ao banheiro.
A cada meia-hora, faça uma rápida intervenção criativa de dois minutos. Você pode pedir para as pessoas se levantarem e se alongarem, contarem uma piada ou coisa parecida. Isso tornará a reunião mais divertida.
3 – Fuja das mesas
Para reuniões rápidas (de 15 a 30 minutos), você pode escolher uma sala de reuniões com poucos lugares ou mesmo fazer a reunião em pé, ao lado da máquina de café. Isso melhora a comunicação, torna a reunião mais informal e permite que os membros mais introvertidos da equipe participem mais.
Para reuniões mais longas, as mesas são necessárias. Mas o ideal é que nenhum participante leve seu smartphone, tablet ou notebook (a menos que ele vá apresentar alguns relatórios ou slides). Dê preferências para mesas redondas ou ovais, onde todos assumem uma posição de igualdade e tornam a reunião mais democrática.
4 – Esteja presente de corpo e mente
Seu corpo não se sente confortável ao permanecer sentado por longos períodos de tempo. Quanto mais você ficar assim, mais cansará seu corpo e, consequentemente, sua mente.
Uma forma fácil de resolver isso é pedir às pessoas para se levantarem e se alongarem. Leva apenas um minuto para:
- Todos ficarem em pé.
- Esticarem-se sobre seus pés por 10 segundos, para fazer a circulação fluir.
- Alongarem os braços para o teto.
- Girarem a cintura para a esquerda.
- Girarem a cintura para a direita.
- Curvarem-se para a frente e tentar tocar os pés.
- Sentar novamente.
Pronto, a reunião estará revigorada.
5 – Use o silêncio estrategicamente
Essa provavelmente a única coisa que você não encontrará em reuniões. Afinal, o propósito das reuniões é falar. O silêncio aparentemente foge a esse propósito, certo?
Não. O propósito das reuniões não é falar – o propósito é encontrar novas ideias, soluções, planos e decisões de forma que:
As ideias sejam tão boas que as pessoas se envolvam com elas.
O processo que leva às ideias é tão bom que as pessoas querem se envolver com elas.
E para isso, o silêncio pode ser uma grande ferramenta. Algumas pessoas não conseguem pensar enquanto outras estão falando – a maioria de nós não consegue, na verdade.
Oferecer uma pausa de dois minutos, onde todos permanecem em silêncio, é uma ótima chance para as pessoas pararem e pensarem melhor.
O tempo gasto em reuniões está aumentando constantemente. Reuniões ruins sugam a energia das pessoas, deixando-as cansadas e infelizes no trabalho – o que leva a decisões ruins, falta de motivação e conflitos.
Boas reuniões, por outro lado, empolgam, motivam e levam a ótimos resultados.
A LOCUS oferece os planos de escritório presencial OFFICE LOCUS, com escritórios projetados para sua máxima eficiência da sua empresa, bem como o plano MEET LOCUS, com salas de reuniões perfeitas para se obter bons resultados. Ficou interessado? Entre em contato.