Quando falamos em trabalho remoto, home office e equipes virtuais, pensamos primeiramente em profissionais independentes ou freelancers que trabalham em casa. Mas o fato é que muitas empresas já adotam esse regime de trabalho remoto entre seus funcionários, também. Verdade que essa cultura ainda é vista mais em multinacionais ou em empresas que buscam seguir padrões internacionais. Mas aos poucos essa modalidade de trabalho tem se difundido no Brasil como uma forma de cortar custos e aumentar a produtividade.
Por isso, para empresas que pensam em aderir ao trabalho virtual e manter equipes de trabalho remotas, aqui estão cinco necessidades básicas do trabalho virtual que devem ser observadas para o sucesso dos negócios.
Conveniência
Este item nem precisaria estar aqui, mas vale reforçar que é importante fornecer aos seus funcionários monitores grandes, bons computadores e internet rápida. Isso os encorajará a trabalhar melhor e os manterá com você por mais tempo. Ferramentas ruins acabam com a produtividade. Muitas empresas possuem áreas de intranet que só podem ser acessadas dentro do próprio escritório. Isso força os funcionários que trabalham remotamente a se deslocarem até a empresa apenas para conseguirem entrar em áreas que não são abertas a redes externas. Nada é mais irritante do que isso. Forçar seus funcionários a usar uma tecnologia lenta ou inconveniente pode lhe custar caro a longo prazo.
Transparência
Para ajudar a tornar público o conhecimento privado de alguns membros para todo o grupo, invista em ferramentas de gestão de conhecimento que sejam acessíveis para todos na empresa. Qualquer dúvida que um novo funcionário tenha pode ser submetida ao sistema e deve ser visível para qualquer pessoa na empresa. Isto é muito melhor do que o e-mail, em que o funcionário envia um e-mail para uma só pessoa e a questão só é respondida uma vez. Se você usar uma ferramenta de gestão do conhecimento (criando um wiki interno), a tag sobre a dúvida permitirá que outro funcionário possa encontrar respostas e aprender simplesmente pesquisando dúvidas anteriores. Ferramentas como Slack e Sqwiggle são ótimas para isso.
Responsabilidade
Como manter um registro do que seus colegas estão fazendo se você não pode vê-los? Defina objetivos claros e deixe o time remoto decidir o melhor caminho para alcançá-los. Em vez de especificar cada tarefa, forneça uma visão geral do trabalho. Deixe que cada membro da equipe assuma suas próprias responsabilidades. Esse nível de confiança ajuda a manter os trabalhadores remotos sempre motivados. Você pode usar um programa de gerenciamento de tarefas como Asana, Basecamp ou JIRA.
Comunicação
Separe um horário toda semana para ter uma conversa tranquila com cada funcionário remoto. Inclua questões pessoais para criar uma atmosfera de interesse pela pessoa, principalmente se ela trabalha em outro país, com uma cultura diferente. Use um comunicador instantâneo como Skype ou Google Hangout. Assim as pessoas podem se manter sempre em contato, independente da distância.
Confiança
Funcionários que trabalham remotamente costumam perder o sentimento de ‘cultura’ da empresa, portanto o gerenciamento deve fazer um esforço extra para cultivar a confiança e envolver os membros dos times remotos. Isso pode ser feito de várias formas, como a criação de vídeos que falam sobre a cultura da empresa. Ou você pode envolver os funcionários em eventos corporativos que partilham dessa visão.
Acima de tudo isso, a chave para o sucesso do engajamento remoto é utilizar bons processos de gerenciamento. Se você incentivar as pessoas corretamente, elas desenvolverão uma fantástica capacidade de superar suas expectativas de responsabilidade.
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