Aumente drasticamente o comprometimento e produtividade da sua equipe depois de uma reunião.
Steve Jobs insistia que cada item de uma reunião deveria ter uma pessoa designada para ser diretamente responsável pela execução e acompanhamento da ação. Ele a chamava de IDR (Indivíduo Diretamente Responsável). Ele sabia que a prestação de contas pública garantiria que um projeto ou tarefa fosse realmente feito, e ele queria definir instruções claras e organizadas para a sua equipe seguir.
Isso pode parecer muito simples, mas a maioria dos gerentes e líderes falha completamente ao tentar fazer isso. Todo mundo sai de uma reunião se sentindo bem sobre o que foi discutido apenas para mais tarde se perguntarem por quer quase nada foi feito. Onde foram parar todas as decisões e tarefas?
Existem muitas razões para que isso aconteça. As pessoas às vezes passam o dia indo de uma reunião para outra e sua atenção muda constantemente. Ou elas deixam a reunião sem terem uma visão clara do que foi decidido.
Para evitar que a produtividade na empresa seja prejudicada por problemas de reuniões, faça duas coisas imediatamente após o término: Envie uma mensagem clara e simples com a ata da reunião e o follow-up (ou acompanhamento) dos responsáveis por cada item.
Ata de reunião
Como diz um antigo provérbio chinês: “A mais barata das tintas ainda é melhor do que uma boa memória”. Se você não capturar a conversa e colocá-la de uma forma que fique clara de ser entendida depois, todos os pensamentos e acordos serão perdidos.
Anotações de uma reunião não precisam ser uma tarefa chata. Elas são uma forma poderosa de influenciar os outros. Elas ajudam a informar às pessoas que não estavam lá sobre o que aconteceu e lembrar os participantes sobre o que ficou decidido.
O que funciona: Distribua notas claras e concisas sobre a reunião. Não é preciso transcrever cada palavra dita (do contrário, é mais fácil filmar a reunião). Você precisa de uma única página contendo todos os assuntos em forma de tópicos, seguidos de uma ação a ser tomada e a pessoa responsável por ela. Aplicativos de anotações como o Evernote ou OneNote são excelentes para isso.
Follow-up/Acompanhamento
A persistência é a chave da influência. Se você quer que alguma coisa aconteça, é preciso insistir, insistir e insistir.
Apesar da tendência do trabalho atual é ter funcionários ‘autogerenciáveis’, isso nem sempre funciona na prática. Nem todo mundo precisa de apenas um empurrão para seguir em frente sozinho com suas tarefas. Às vezes é preciso acompanhar de perto o andamento das coisas – sim, é algo chato tanto para quem cobra quanto para quem é cobrado. Mas é um mal necessário.
Se você designou uma pessoa da equipe como responsável por um dos itens na ata da reunião, é preciso ficar em cima para que ela desempenhe o papel que lhe foi incumbido.
O que funciona: No final de cada tópico da reunião, faça uma pausa e certifique-se de que todos entenderam o que deve ser feito (e quem será o responsável por fazer) – só então passe para o próximo tópico. Permita que as pessoas negociem o prazo para conclusão das tarefas. Deixe claro o que você espera como resultado de cada item e faça um acompanhamento de tempos em tempos para ver se o cronograma está sendo seguido de acordo com o que foi aceito por todos.