Você acha que o dia é curto demais para coisas que precisa fazer? Sente-se culpado por não conseguir terminar suas tarefas do dia? Olha sua agenda e acha que é impossível participar de todos esses compromissos e reuniões.
Pois aqui vai um aviso: Você tem razão. É realmente impossível dar conta de todas as tarefas quando não temos um gerenciamento de tempo eficiente. Há casos de executivos estressados e atarefados, reclamando que não tinham tempo para nada quando, na verdade, estavam tentando encaixar 160 horas de tarefas em uma semana de 40 horas. Não tem como isso dar certo.
Um investimento eficiente de tempo começa por aceitar a realidade de que o tempo é um recurso finito. Entender isso libera você para fazer escolhas sobre o que você fará e deixará de fazer, assim pode investir mais tempo naquilo que for mais importante.
O fator mais importante para saber se o investimento de tempo é um sucesso ou um fracasso é o alinhamento das suas expectativas das coisas que serão concluídas com a quantidade de tempo que você tem para investir. A fórmula abaixo fornece uma maneira matemática de entender a relação entre suas expectativas e seu tempo disponível. Dessa forma, você pode determinar exatamente o que você precisa para conseguir um equilíbrio entre tarefas e tempo.
Investimento de tempo com sucesso
(Expectativas Externas) + (Expectativas Internas) ≤ 24 horas – (Cuidados Pessoais)
Investimento de tempo com fracasso
(Expectativas Externas) + (Expectativas Internas) > 24 horas – (Cuidados Pessoais)
Repare na fórmula de sucesso. Nela, existe um valor fixo, as vinte e quatro horas do dia, e uma variável, a quantidade de tempo necessária para cuidar de si próprio. Nesta fórmula, “Cuidados Pessoais” são as atividades básicas que você precisa: dormir, comer, tomar banho, arrumar-se, etc.
Veja um exemplo desses itens separados:
- Dormir: Sete horas
- Comer: Uma hora
- Arrumar-se: Duas horas
- Total: Dez horas
Em um papel, anote as horas que você gasta dormindo, comendo e com outros cuidados pessoais. Limite esses valores somente às suas reais necessidades, para ter um resultado mais preciso.
Quando tiver a quantidade de horas que você gasta com ‘Cuidados Pessoais’, subtraia esse número das 24 horas do dia. Se considerarmos o exemplo acima, teremos este resultado:
Exemplo da quantidade de tempo diária
24 horas – 10 horas = 14 horas
Depois de calcular seu tempo disponível, insira o tempo estimado de suas expectativas internas e externas. Expectativas externas incluem compromissos com outros, como passar uma determinada quantidade de horas trabalhando ou ir a um evento de família. As expectativas externas são compromissos com você mesmo, como se exercitar ou ler.
Considere os exemplos abaixo:
Expectativas Externas:
- Trabalhar
- Trânsito
- Relacionamentos
- Levar o cachorro no pet shop
- Ir a um curso
- Trabalhar em casa
- Reuniões
- Responsabilidades com outros funcionários da empresa
Expectativas Internas:
- Desenvolvimento pessoal
- Hobbies, projetos paralelos
- Viagens
- Finanças
- Meditação, atividades religiosas
Se a maioria dos seus compromissos for recorrente todos os dias, então os valores podem ser baseados em um dia de vinte e quatro horas: Por exemplo, você pode separar nove horas para o trabalho e duas para hobbies.
Mas se esses eventos são variáveis, então o ideal é trabalhar com um prazo semanal. Para isso, multiplique seu limite de tempo diário por sete.
Exemplo de orçamento de tempo semanal
14 horas x 7 dias = 98 horas
Anote a quantidade de tempo gasta em cada categoria e, em seguida, some-os. Se você não tem certeza sobre como gasta seu tempo, olhe compromissos passados em sua agenda.
Agora chegou o momento da verdade: É hora de determinar se suas expectativas estão alinhadas com a realidade do seu tempo. Separe seus valores de tempo para as expectativas internas e externas do lado esquerdo desta fórmula e orçamento seu tempo calculado (diário ou semanal) do lado direito da fórmula.
(Expectativas Externas) + (Expectativas Internas) ______ (Orçamento de Tempo)
Preencha o espaço em branco entre os dois lados com um sinal de > (maior que), < (menor que) ou = (igual).
Se você for como a maioria das pessoas, vai escolher o primeiro sinal (maior que), pois possui mais compromissos internos e externos do que é realisticamente possível participar. Isso cria uma sensação de culpa e frustração.
Mas agora que você tem aprendeu essa fórmula, poderá fazer ajustes no seu tempo.